تعریف و اهداف سیستم های مدیریت دانش

سیستم های مدیریت دانش (KMS) بخشی ضروری از ساختار سازمانی است که به شرکت ها اجازه می دهد تا دانش را به طور موثر جمع آوری، ذخیره و به اشتراک بگذارند. این سیستم ها نقش مهمی در به کارگیری دارایی های فکری سازمان و پرورش نوآوری دارند. در این مقاله به تعاریف و اهداف سیستم‌های مدیریت دانش، سازگاری آن‌ها با سیستم‌های اطلاعات مدیریت و چگونگی کمک آن‌ها به موفقیت سازمان می‌پردازیم.

تعریف سیستم های مدیریت دانش

سیستم های مدیریت دانش شامل استراتژی ها، فرآیندها و فناوری هایی است که ایجاد، جذب، سازماندهی و انتشار دانش را در یک سازمان تسهیل می کند. این سیستم‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که کارکنان را قادر می‌سازد تا به منابع دانش سازمان دسترسی داشته باشند و از آنها استفاده کنند، که منجر به تصمیم‌گیری آگاهانه و بهبود بهره‌وری می‌شود.

سیستم‌های مدیریت دانش شامل استفاده از ابزارها و پلتفرم‌های مختلف مانند سیستم‌های مدیریت پایگاه داده، سیستم‌های مدیریت اسناد و نرم‌افزارهای همکاری برای جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات و دارایی‌های دانش است. این دارایی ها ممکن است شامل دانش صریح (اطلاعات مستند) و دانش ضمنی (تخصص و تجربیات شخصی) باشد.

اهداف سیستم های مدیریت دانش

اهداف سیستم های مدیریت دانش حول تقویت توانایی سازمان برای مهار و استفاده موثر از دانش می چرخد. این اهداف عبارتند از:

1. جذب دانش: هدف KMS گرفتن دانش صریح و ضمنی از کارکنان، اسناد و سایر منابع درون سازمان است. با انجام این کار، سازمان ها می توانند از هدر رفتن دانش به دلیل جابجایی کارکنان جلوگیری کرده و مخزنی از اطلاعات ارزشمند ایجاد کنند.
2. ذخیره سازی و سازماندهی دانش: هنگامی که دانش به دست آمد، KMS آن را به شیوه ای ساختاریافته ذخیره و سازماندهی می کند. این شامل طبقه بندی دانش بر اساس ارتباط، زمینه و دسترسی است، که بازیابی و استفاده از اطلاعات را در صورت نیاز برای کارکنان آسان تر می کند.
3. دسترسی و بازیابی دانش: KMS دسترسی آسان به منابع دانش ذخیره شده را برای کارکنان فراهم می کند. از طریق توابع جستجوی بصری و مخازن با ساختار مناسب، کارمندان می‌توانند اطلاعات و تخصص مربوطه را بازیابی کنند و در نتیجه توانایی‌های تصمیم‌گیری و عملکرد وظایف خود را افزایش دهند.
4. اشتراک دانش و همکاری: تسهیل اشتراک و همکاری دانش یکی از اهداف کلیدی KMS است. این سیستم‌ها کارکنان را قادر می‌سازد تا تخصص خود را به اشتراک بگذارند، بهترین شیوه‌ها را به اشتراک بگذارند و در پروژه‌ها همکاری کنند، که منجر به فرهنگ سازمانی آگاهانه‌تر و نوآورانه‌تر می‌شود.
5. استفاده از دانش و نوآوری: KMS با فراهم کردن دسترسی آسان به دانش و تخصص، کارکنان را قادر می سازد تا از دانش سازمانی برای نوآوری و حل مسئله استفاده کنند. هدف این هدف پرورش فرهنگ یادگیری و بهبود مستمر در سازمان است.

سازگاری با سیستم های اطلاعات مدیریت

سیستم‌های مدیریت دانش ارتباط نزدیکی با سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) دارند، اما اهداف متفاوتی را دنبال می‌کنند. در حالی که MIS بر جمع آوری، پردازش و گزارش داده ها برای تصمیم گیری مدیریتی تمرکز دارد، KMS به مدیریت منابع دانش و پرورش فرهنگ اشتراک دانش در سازمان اختصاص دارد.

با این حال، KMS و MIS می توانند از چندین جهت مکمل یکدیگر باشند. به عنوان مثال، KMS می تواند دانش و تخصص ارزشمندی را برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری مبتنی بر داده که توسط MIS تسهیل می شود، ارائه دهد. ادغام بین KMS و MIS می تواند سازمان ها را قادر سازد تا بینش های اطلاعاتی و مبتنی بر دانش را ترکیب کنند و منجر به تصمیم گیری جامع تر و آگاهانه تر شوند.

علاوه بر این، KMS و MIS اغلب از فناوری‌های مشابهی مانند پایگاه‌های داده، ابزارهای تحلیلی و پلتفرم‌های همکاری استفاده می‌کنند. سازگاری بین این سیستم ها در استفاده مشترک آنها از فناوری برای مدیریت و اهرم منابع سازمانی است، البته با تمرکزهای متفاوت.

نتیجه

سیستم های مدیریت دانش برای سازمان هایی که به دنبال بهره برداری از دارایی های فکری خود و ترویج فرهنگ اشتراک دانش، یادگیری و نوآوری هستند، حیاتی هستند. با تعریف اهداف سیستم های مدیریت دانش و درک سازگاری آنها با سیستم های اطلاعات مدیریت، سازمان ها می توانند منابع دانش خود را بهینه کرده و موفقیت پایدار را به ارمغان آورند.

به طور کلی، پیاده‌سازی و استفاده مؤثر از سیستم‌های مدیریت دانش می‌تواند منجر به بهبود تصمیم‌گیری، بهبود عملکرد کارکنان و مزیت رقابتی در بازار شود.