سیستم های مدیریت دانش نقش مهمی در مدیریت موثر دانش و اطلاعات سازمانی ایفا می کنند. این مقاله به بررسی اجزا و ساختار سیستم های مدیریت دانش و چگونگی ضروری بودن آنها برای سیستم های مدیریت دانش و سیستم های اطلاعات مدیریت می پردازد.
اجزای سیستم های مدیریت دانش
سیستم های مدیریت دانش از چندین جزء کلیدی تشکیل شده اند که با هم کار می کنند تا ایجاد، ذخیره سازی، بازیابی و به اشتراک گذاری دانش را در یک سازمان تسهیل کنند. این اجزا عبارتند از:
- مخازن دانش: اینها پایگاه های داده یا مخازنی هستند که دانش صریح مانند اسناد، گزارش ها و بهترین شیوه ها را ذخیره می کنند. مخازن دانش کاربران را قادر می سازد تا به طور موثر به اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آنها را بازیابی کنند.
- ابزارهای جذب دانش: این ابزارها برای به دست آوردن دانش ضمنی که شامل دانش و تخصص افراد است، استفاده می شود. آنها می توانند شامل ابزارهایی برای مستندسازی، همکاری و مکان تخصصی باشند.
- سازماندهی و بازیابی دانش: این مؤلفه شامل روش ها و تکنیک هایی برای سازماندهی و دسته بندی دانش برای بازیابی آسان است، مانند طبقه بندی ها، فراداده ها و قابلیت های جستجو.
- اشتراک و همکاری دانش: این مؤلفه به اشتراک گذاری و همکاری دانش در بین کارکنان را تسهیل می کند. این شامل ابزارهای ارتباطی، انجمن های گفتگو و ویژگی های شبکه های اجتماعی است.
- انتقال و انتشار دانش: این مؤلفه از انتقال و انتشار دانش در سراسر سازمان از جمله برنامه های آموزشی، راهنمایی و سیاست های انتشار دانش پشتیبانی می کند.
ساختار سیستم های مدیریت دانش
ساختار سیستم های مدیریت دانش به گونه ای طراحی شده است که این اجزا را در یک چارچوب منسجم که از اهداف مدیریت دانش سازمان پشتیبانی می کند، ادغام کند. ساختار معمولاً شامل:
- معماری اطلاعات: سازماندهی و طبقه بندی دانش را در سیستم تعریف می کند و اطمینان می دهد که اطلاعات به شیوه ای منطقی و در دسترس ساختار یافته است.
- یکپارچه‌سازی جریان کار و فرآیند: سیستم‌های مدیریت دانش اغلب با جریان‌های کاری و فرآیندهای سازمانی ادغام می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که دانش به عنوان بخشی از عملیات روزانه جمع‌آوری و به اشتراک گذاشته می‌شود.
- امنیت و کنترل دسترسی: این ساختار شامل اقداماتی برای تضمین امنیت و دسترسی کنترل شده به دانش حساس یا اختصاصی است که از آن در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت می کند.
- فراداده و برچسب‌گذاری: سیستم‌های متادیتا و برچسب‌گذاری برای فراهم کردن زمینه و دسته‌بندی اضافی برای آیتم‌های دانش استفاده می‌شوند و مکان‌یابی و بازیابی آنها را آسان‌تر می‌کنند.
- تجزیه و تحلیل و گزارش: این ساختار شامل قابلیت هایی برای تجزیه و تحلیل استفاده و عملکرد دانش، ارائه بینش در مورد چگونگی استفاده از دانش در سازمان است.
ارتباط با سیستم های مدیریت دانش و سیستم های اطلاعات مدیریت
سیستم های مدیریت دانش ارتباط نزدیکی با سیستم های مدیریت دانش (KMS) و سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) دارند. KMS بر فرآیندها و استراتژی‌های مدیریت منابع دانش تمرکز دارد، در حالی که MIS به فناوری و سیستم‌های مورد استفاده برای حمایت از تصمیم‌گیری مدیریتی مربوط می‌شود.
سیستم های مدیریت دانش شامل فناوری، فرآیندها و ساختارهایی است که مدیریت دانش را در یک سازمان تسهیل می کند. آنها زیرساخت ها و ابزارهای لازم برای جذب، ذخیره، بازیابی و به اشتراک گذاری موثر دانش را فراهم می کنند.
در عین حال، سیستم های مدیریت دانش به طور یکپارچه با سیستم های اطلاعات مدیریت مرتبط هستند، زیرا اغلب برای پشتیبانی از عملکرد خود به فناوری MIS متکی هستند. MIS قابلیت‌های مدیریت داده، گزارش‌دهی و تحلیلی را فراهم می‌کند که برای سیستم‌های مدیریت دانش برای عملکرد کارآمد ضروری است.
در نتیجه
درک اجزا و ساختار سیستم های مدیریت دانش برای سازمان هایی که به دنبال ارتقای قابلیت های مدیریت دانش خود هستند ضروری است. با استفاده از این سیستم‌ها و ادغام آنها با سیستم‌های اطلاعات مدیریت، سازمان‌ها می‌توانند به طور موثر دانش را جذب، به اشتراک بگذارند و از آن برای هدایت نوآوری و مزیت رقابتی استفاده کنند.